KAP TAMBUNAN & NASAFI
Ketahui Kemajuan Seluruh Proyek Anda Dengan Modul Project Performance

Jika Anda seorang manajer proyek, Anda tentu membutuhkan sebuah informasi yang dapat berguna bagi keputusan Anda, baik itu gambaran kemajuanmaupun finansial, bukan hanya serangkaian data atau daftar proyek pada entry level. Anda dituntut untuk selalu mengetahui status kemajuan setiap proyek dan pencapaiannya terhadap milestone yang telah ditetapkan.

Apakah proyek berjalan tepat waktu? Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai anggaran? Apakah keuntungan yang dihasilkan sesuai dengan yang diestimasikan? Apakah proyek menggunakan sumber daya secara dan efisien? Jika tidak sesuai, berapa persentase variansinya?

Sudahkah Anda mendapatkan jawaban atas pertanyaan di atas? Sudahkah Anda mendapatkan jawaban tersebut dengan mudah dan instan?

Jika belum, Wallpost membawa solusi bagi permasalahan Anda. Dengan modul Project Performace, Anda dapat melihat summary seluruh proyek yang ada pada Perusahaan Anda yang terintegrasi dengan modul Customer Relationship Management (CRM) dan timesheet dimana summary tersebut akan memberikan suatu insight atas status kemajuan proyek yang Anda tangani.

Berikut contoh tampilan summary yang disajikan:

Lebih dari sekedar summary, Anda dapat menelusuri lebih dalam nilaiyang disajikan dengan meng-klik setiap item pada summary.

1. Staff Utilization Hours

Staff Utilization Hours adalah kolom yang menyajikan hubungan antara total jam kerja yang dapat ditagihkan (billable)dan jam kerja yang tersedia untuk mengetahui tingkat produktivitas karyawan dalam memanfaatkan jam kerjanya. Disajikan dalam bentuk total jam kerja serta persentase utilisasi.

Faktor keberhasilan proyek yang dapat dinilai dari summary ini adalah tingkat efisiensi pemafaatan sumber daya. Jika digabungkan dengan analisis output yang dihasilkan secara nyata, Anda juga dapat menilai efektivitas pekerjaan karyawan Anda.

Untuk melihat rincian jam kerja tiap pegawai, silakan klik “billable” atau “non billable” seperti gambar di bawah ini. Anda juga dapat menyetel waktu sesuai yang Anda inginkan pada kolom filter.

2. Project Profitability

Project Profitability menyajikan gambaran finansial atas proyek Perusahaan Anda. Summary ini berpatokan pada anggaran biaya untuk menyajikan berapa banyak proyek yang dapat menghasilkan keuntungan, jika dibandingkan dengan biaya yang harus ditanggungnya. Apakah proyek telah menutupi seluruh biaya yang dikeluarkan? Akan dijawab pada summary ini. Dengan Project Profitability, Anda dapat melihat secara umum apakah proyek Perusahaan Anda berhasil melakukan efisiensi biaya dan apakah proyek Perusahaan Anda telah mencetak laba secara efektif.

  • With Loss: Proyek yang pendapatan aktualnya lebih kecil daripada biaya aktualnya.
  • With Profit: Proyek yang pendapatan aktualnya lebih besar daripada biaya aktualnya.
  • Budgeted: Total biaya yang dianggarkan untuk seluruh proyek.
  • Actual: Total biaya aktual yang dikeluarkan untuk seluruh proyek.

Dengan meng-klik salah satu dari 4 item di atas, Anda akan diarahkan kepada rincian dari angka yang ditampilkan pada summary. Rincian tersebut akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini:

  1. Pada nomor 1, Anda dapat melihat rincian biaya, pendapatan, keuntungan, dan variansi proyek dalam bentuk jumlah.
  2. Pada nomor 2, Anda dapat memilih untuk melihat proyek yang melebihi target keuntungan atau yang mengalami kerugian atau keduanya.
  3. Pada nomor 3, Anda dapat mem-filter rincian berdasarkan klien yang Anda inginkan.

3. Profit Variance

Profit Variance merupakan summary lanjutan dari proyek ”With Profit” pada Project Profitability, dimana Profit Variance akan menyediakan informasi berapa besarnya variankeuntungan aktual dibandingkan dengan target keuntungan yang ditetapkan Perusahaan. Anda dapat mengetahui efektivitas pencapaian target Perusahaan Anda telah berjalan dengan baik (mencapai target/melebihi target) atau tidak (tidak mencapai target).

  • Extra Profit: Jumlah keuntungan lebih yang didapatkan Perusahaan (keuntungan aktual > target keuntungan).
  • Lost Profit: Jumlah keuntungan yang hilang atau tidak berhasil didapatkan Perusahaan (keuntungan aktuan < target keuntungan).
  • Extra Profit Project: Banyaknya proyek yang memiliki “Extra Profit”.
  • Lost Profit Project: Banyaknya proyek yang mengalami “Lost Profit”.

Pada dasarnya, seluruh proyek yang ditampilkan pada Profit Variance merupakan proyek yang telah mencetak keuntungan, karena pendapatannya telah dapat menutupi seluruh biaya yang dikeluarkan. Keuntungan yang hilang (Lost Profit) yang dimaksud pada summary ini adalah jumlah keuntungan yang tidak bisa didapatkan untuk dapat memenuhi target, dengan kata lain margin belum bisa 100% didapatkan.

Sebagai contoh, sebuah proyek memiliki biaya sebesar Rp500.000 dan menghasilkan pendapatan sebesar Rp700.000. Keuntungan yang ditargetkan atas proyek tersebut adalah Rp300.000. Bagaimana penyajiannya dalam summary?

Pada Project Profitability, proyek akan dikategorikan sebagai proyek “With Profit” atau menguntungkan karena pendapatannya dapat menutupi biayanya. Namun, dalam Profit Variance, proyek akan dikategorikan ke dalam “Lost Profit” karena keuntungannya hanya Rp200.000, tidak mencapai target keuntungan sebesar Rp300.000. Namun, pada dasarnya proyek tersebut tetap menguntungkan, hanya saja tidak sepenuhnya sesuai target.

Jika Anda meng-klik salah satu dari 4 item di atas, Anda akan diarahkan kepada rincian biaya, pendapatan, keuntungan, dan variance dari angka yang ditampilkan pada summary, seperti gambar di bawah:

Pada Project Variance, Anda dapat mem-filter proyek berdasarkan Negative Projects atau Positive Projects atau keduanya. Negative Projects merupakan rincian dari proyek yang tidak mencapai target keuntungan (Lost Profit), sedangkan Positive Projects merupakan rincian dari proyek yang melebihi target keuntungan (Extra Profit).

Sebagai contoh, target keuntungan adalah Rp500.000 dan keuntungan aktualnya adalah Rp450.000. Maka, varian negatifnya adalah Rp50.000 (Rp500.000-Rp450.000), dan proyek akan dikategorikan sebagai Negative Projects.

4. Contracts

Contracts menyajikan summary atas status seluruh proyek dalam bentuk satuan. Berapa banyak proyek yang tertunda, dalam proses, dibatalkan, dan selesai.

Anda juga dapat melihat rincian proyek di atas dengan meng-klik salah satu dari 4 item di atas dan Anda akan diarahkan pada rincian seperti gambar di bawah:

Anda dapat melihat kode proyek, klien, deskripsi proyek, tanggal mulai proyek, manajer proyek yang bertanggung jawab, serta kemajuan dari proyek tersebut. Dengan informasi ini, Anda dapat lebih mudah menindaklanjuti proyek yang tertunda atau yang Anda nilai kurang efektif kepada manajer proyek yang bertanggung jawab dengan data yang disajikan.

Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengubah rincian anggaran dan statusproyek sesuai kebutuhan Anda dengan meng-klik tombol pada kolom action tanpa Anda perlu masuk ke modul CRM.

Jika Anda akan mengubah detail proyek, silakan klik View/Edit, maka akan muncul tampilan di bawah ini, lalu klik Amend untuk memperbaharui atau klik Update Status untuk merubah status menjadi In Progress/On Hold/Cancelled/Complete.

Amend

Update Status

Dengan berlangganan modul Project Performace, Anda tidak perlu membuka modul CRM dan timesheet secara bergantian untuk mengetahui status proyek dan produktivitas karyawan Anda. Cukup dengan melihat summary pada modul ini, Anda akan mendapatkan gambaran proyek Perusahaan Anda secara keseluruhan.

Tertarik untuk mencoba aplikasi ini? silahkan hubungi kami via e-mail marketing@kaptnn.com atau whatsapp kami di +6281280480019 dan kita bisa diskusikan bersama solusi apa yang sesuai untuk kebutuhan Anda.

*Ilustrasi di atas tidak memiliki keterkaitan dengan Seseorang, Instansi atau Perusahaan manapun dan tidak mencerminkan kondisi sesungguhnya selain untuk tujuan ilustrasi.

Dashboard Informasi Keuangan

Sebagai bagian dari manajemen sebuah Perusahaan, seringkali kita menemukan kesulitan dalam memperoleh dan mengolah informasi mengenai posisi keuangan Perusahaan. Penyajian informasi keuangan yang masih dilakukan secara manual memaksa kita mengeluarkan waktu lebih banyak untuk dapat memperoleh informasi keuangan Perusahaan. Informasi yang disajikan tidak secara real time juga membuat kita harus lebih bersabar untuk menunggu proses pengolahan informasi keuangan, dan tentu saja hal ini cukup menguras waktu kita. Proses yang panjang tersebut tentu saja kurang efektif dan dapat mempengaruhi pertimbangan serta kualitas keputusan yang kita ambil untuk kelangsungan hidup Perusahaan.

Wallpost hadir dengan fitur Finance Modul yang dapat membantu Anda mengatasi permasalahan mengenai informasi keuangan Perusahaan. Dengan modul keuangan dari Wallpost, Anda dapat mengakses informasi keuangan Perusahaan seperti investasi, pinjaman, penganggaran, tabungan, dan prediksi arus kas ke depannya secara real time kapan saja dan dimana saja tanpa harus menunggu staf Anda mempersiapkan informasi tersebut dari sistem pencatatan akuntansi Anda. Dengan modul keuangan ini, Anda menjadi lebih mudah dalam mendapatkan informasi mengenai status posisi keuangan Perusahaan serta dapat mengelola secara langsung aset, persediaan, penjualan, pembelian, dan laporan keuangan Perusahaan. Hal ini tentu saja akan mempermudah Anda dalam mengambil keputusan dalam menjalankan bisnis Perusahaan Anda.

Anda dapat memiliki gambaran tentang status keuangan perusahaan saat ini di MyPortal. Anda dapat mengklik tab MyPortal dan memilih modul Finance seperti gambar berikut ini:

Setelah memilih modul Finance, Anda akan diarahkan ke beranda modul keuangan seperti gambar di bawah ini.

  1. Anda dapat mengklik kolom Accounts untuk mengakses sub modul lainnya seperti sub modul aset, persediaan, penjualan, atau pembelian
  2. Anda dapat melihat jumlah saldo bank untuk saat ini dengan mengklik kolom Bank
  3. Anda dapat melihat jumlah pelanggan dan pemasok dengan mengklik kolom Customers dan Suppliers untuk membuka halaman pelanggan dan pemasok
  4. Anda dapat melihat jumlah pembayaran kepada karyawan dengan mengklik kolom Employee Payment untuk membuka rincian pembayaran kepada karyawan
  5. Anda dapat melihat neraca keuangan dengan mengklik kolom Balance Sheet
  6. Anda dapat melihat jumlah laba atau rugi, pendapatan, dan pengeluaran lengkap dengan persentase terhadap target yang telah Anda tetapkan
  7. Anda dapat melihat grafik tren penjualan setiap tahun dan dapat melihat perbedaan antara penjualan aktual dan target penjualan
  8. Anda dapat melihat prediksi arus kas ke depan berdasarkan format bulanan melalui tab yang tersedia atau representasi grafis dengan mengklik kolom View in Table
  9. Anda dapat melihat ringkasan umur faktur dan tagihan, piutang dan utang, rasio keuangan, dan yang lainnya. Anda juga dapat melihat jumlah total pendapatan yang dihasilkan dari penjualan dan jumlah total pembelian yang telah dilakukan pada kolom Others.
  10. Anda dapat menambah pelanggan atau pemasok baru dengan mengklik tanda tambah “+”, klik tanda pengaturan untuk mengkonfigurasi modul keuangan, dan klik ikon laporan untuk memeriksa laporan.

Anda dapat melihat ringkasan waktu di beranda modul keuangan, memeriksa statistik faktur dan tagihan, piutang dan utang, rasio keuangan, dan yang lainnya. Anda juga dapat melakukan filter ringkasan berdasarkan waktu seperti gambar di bawah ini:

Dengan fitur-fitur yang tersedia pada Finance Modul dari Wallpost, Anda akan menjadi lebih mudah untuk memperoleh informasi mengenai posisi keuangan Perusahaan Anda.

Tertarik untuk mencoba aplikasi ini? silahkan hubungi kami via e-mail marketing@kaptnn.com atau whatsapp kami di +6281280480019 dan kita bisa diskusikan bersama solusi apa yang sesuai untuk kebutuhan Anda.

*Ilustrasi di atas tidak memiliki keterkaitan dengan Seseorang, Instansi atau Perusahaan manapun dan tidak mencerminkan kondisi sesungguhnya selain untuk tujuan ilustrasi.

Pengukuran Performa Proyek

Ketika Perusahaan Anda mulai berkembang dan memiliki banyak proyek, namun tidak bisa memantaunya secara menyeluruh karena keterbatasan sistem. Ditambah lagi di masa pandemi ini, dimana Perusahaan dituntut untuk melakukan Work from Home (WFH), Anda tidak bisa secara leluasa secara langsung memonitor progress proyek yang ada.

Anda mungkin tetap dapat memonitor setiap proyek melalui pertemuan tim, namun bagaimana dengan gambaran kinerja proyek Perusahaan secara menyeluruh? Berapa banyak engagement yang telah dilakukan? Berapa banyak proyek yang sudah berjalan? Sulit untuk mengetahui angka pasti dan gambaran finansial secara tepat tanpa suatu sistem.

Pernahkah Anda mengalami masalah tersebut?

Anda tidak perlu gelisah, Wallpost memiliki solusi terhadap permasalahan Anda. Modul Project Performance, Anda dapat memonitoring progress proyek Perusahaan secara sistematik dan periodik. Modul Project Performance terintegrasi dengan Modul CRM dan Modul Timesheet. Cukup dengan membuka Modul Performance Management, Anda dapat melihat status seluruh proyek Perusahaan, ringkasan finansial dan ringkasan proyek secara menyeluruh.

Berikut contoh tampilan dashboard Modul Project Performance.

  1. Klik tombol “Running Project” pada poin 1, maka Anda dapat melihat jumlah total proyek yang sedang berjalan atau proyek yang aktif.
  2. Klik tombol “Project Staff” pada poin 2, maka Anda dapat melihat jumlah total staf proyek yang bekerja untuk berbagai proyek.
  3. Klik tombol “Engagement Amount” dan “Invoice Amount” pada poin 3, maka Anda dapat melihat besaran total engagement, serta besaran total proyek yang telah diinvoice kepada klien.
  4. Klik tombol “Upload Job Completion” pada poin 4, untuk memeriksa daftar pekerjaan yang tertunda dan unggah pekerjaan yang sudah selesai.
  5. Klik kolom “Project Status – YTD” pada poin 5, untuk mendapatkan ringkasan lebih detail atas status seluruh proyek persuahaan yang disertai dengan list.
Pada halaman ini, Anda dapat melihat list detail berupa kode engagement, nama klien, durasi, status, dan progress dari proyek Anda pada poin 1. Tidak lupa, Wallpost juga menyediakan kolom filter pada poin 2 dan kolom pencarian pada poin 3 untuk memudahkan Anda dalam mencari proyek berdasarkan status maupun kata yang Anda inginkan.

Anda juga dapat melihat detail proyek sesuai kebutuhan Anda dengan meng-klik tombol sesuai poin 4 atau dengan meng-klik nama klien sesuai poin 5, dan tampilan yang akan disajikan adalah sebagai berikut:
Dapat dilihat bahwa informasi detail proyek dari segi finansial maupun kinerja disajikan pada poin 1-5. Jika Anda melihat ada sesuatu yang perlu direvisi, Anda juga dapat mengubah detail proyek dengan meng-klik tombol “Amend” pada poin 6.
  1. Lihat kolom “Project Financial Summary” pada poin 6, untuk mendapatkan ringkasan proyek dalam bentuk grafik. Anda dapat memilih untuk melihat grafik dalam bentuk batang atau garis, Anda juga dapat mengatur setting waktu/tahun yang dibutuhkan, bahkan Anda dapat memilih untuk melihat grafik untuk salah satu klien atau keseluruhan klien.

    Selain itu, jika Anda membutuhkan grafik tersebut untuk dicantumkan pada laporan Anda, Anda dapat mengunduh grafik tersebut pada ikon di sebelah kanan seperti pada gambar:
7. Lihat kolom “Summary” pada poin 7, untuk mendapatkan ringkasan lengkap atas seluruh proyek Perusahaan. Anda juga dapat melihat ringkasan finansial untuk tahun sebelumnya dengan menggunakan opsi filter seperti penjelasan di bawah ini:
Dengan menggunakan Modul Project Performance dari Wallpost, Anda akan dimudahkan untuk melihat gambaran menyeluruh atas seluruh proyek Perusahaan Anda secara instan dan tepat waktu, bahkan ketika Anda memiliki proyek yang dengan jumlah yang sangat besar.

Jangan lupa simak artikel lainnya untuk melihat fitur-fitur menarik Wallpost secara lebih jauh dan fitur Modul Project Performance di atas secara lebih dalam.

Tertarik untuk mencoba aplikasi ini? silahkan hubungi kami via e-mail marketing@kaptnn.com atau whatsapp kami di +6281280480019 dan kita bisa diskusikan bersama solusi apa yang sesuai untuk kebutuhan Anda.
Perhitungan Lembur

Menjelang akhir bulan dan awal bulan Perusahaan sering kali memasuki masa sibuk, seperti divisi Accounting yang akan disibukkan dengan closing book pada akhir bulan. Oleh karena itu, biasanya Perusahaan membutuhkan karyawannya untuk melakukan lembur (overtime) untuk dapat menyelesaikan laporan secara tepat waktu.

Namun jika anda masih melakukan pembukuan lembur secara manual seperti dengan penggunaan form lembur dalam bentuk hardcopy atau menggunakan excel, maka akan tidak praktis dan akan terdapat kemungkinan kesalahan dalam menghitung jumlah jam lembur dan total upah lembur yang perlu dibayar kepada seluruh karyawan. Terlebih lagi jika jumlah karyawan pada Perusahaan anda dalam jumlah yang banyak.

Namun Wallpost (ERP) memiliki solusi terhadap permasalahan anda. Dengan modul HR Management yang dimiliki, anda dapat mencatat jumlah jam lembur secara otomatis pada saat lembur itu selesai dilakukan dan juga menentukan tarif lembur per jam.

Hal ini penting agar pembukuan dan perhitungan lembur lebih akurat dan lebih mudah untuk di monitor.

Berikut adalah contoh tampilan dashboard yang menunjukkan halaman pengaturan lembur, di mana anda dapat mengatur jam lembur dan tarif lembur per jam seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini:

Berikut adalah penjelasan setiap area yang diberi highlight berdasarkan urutan:
  1. Anda di sini dapat mengatur jam lembur untuk “Regular”, “Weekend”, “Holidays” dan “Night”, mereka harus mengklik Tab untuk mengatur pengaturan lembur.
  2. Klik pada dropdown ini untuk memilih opsi bagaimana cara menghitung lembur.
  3. Pilih opsi pada dropdown jenis pekerjaan yang berhak atas lembur, Anda juga dapat menambahkan hak lembur baru dengan mengklik tombol “Add New”.
  4. Pilih opsi bagaimana anda ingin lembur diubah menjadi “Paid”, “Day Off” atau “Both” dan masukkan jam lembur maksimum yang diizinkan per hari sebagai lembur di bidang di bawah ini.
  5. Klik “Yes” jika anda ingin memiliki batasan jam lembur.
  6. Anda juga dapat memilih “Singleatau “Multiple” dari kebijakan pembayaran lembur. Jika “Multiple” dipilih, pengaturan akan menunjukkan di mana anda harus memasukkan tarif per jam dan pengaturan lainnya.
    Untuk contoh perhitungan lembur sesuai Peraturan Pemerintah Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Anda juga dapat mengatur perhitungan lembur sesuai ketentuan Pemerintah Indonesia pada hari libur istirahat dan libur nasional pada tab pada gambar di bawah ini :
7. Anda juga dapat memilih penerapan lembur apakah untuk semua karyawan, atau berdasarkan golongan karyawan.

8. Pilih opsi ini jika Anda memiliki tarif lembur tetap berdasarkan persentase gaji.

9. Masukan tarif tetap atau tarif persentase di kolom ini, tergantung pada apa yang Anda pilih di opsi 8 dan pilih apakah nilainya dari Gross Salary atau Pay Item di Dropdown list yang tersedia.

10. Setelah mengatur pengaturan, klik tombol “Save Setting” ini untuk menyimpan pengaturan lembur yang telah dibuat.

Jika Anda memiliki masalah yang sama, dan merasa perlu untuk mencari solusi atas permasalahan tersebut. Silahkan hubungi kami untuk mendiskusikan hal tersebut lebih lanjut.

Solusi Untuk Permasalahan Cuti Pegawai

Pada hari Senin ketika Perusahaan sedang sibuk karena adanya project atau pesanan barang baru dari klien, ada satu atau dua orang staff/karyawan Anda yang tidak hadir di kantor. Kemudian karena Anda bingung akhirnya berusaha menghubungi via telepon selular, namun tetap tidak berhasil. Dua jam kemudian staff/karyawan tersebut menelpon balik dan menyatakan saat ini dia sedang cuti ke pulau Bali, dan tadi tidak menerima telepon karena sedang dalam perjalanan pesawat.

Pernahkah Anda mengalami hal seperti ini?

Jika ya, Wallpost memiliki solusi terhadap permasalahan Anda. Dengan modul HR Management yang dimiliki anda dapat melihat status cuti dari setiap pegawai yang akan terjadi ke depannya, yang sedang diajukan persetujuannya, dan yang telah digunakan.

Hal ini penting agar tercipta keseragaman perlakuan terhadap seluruh pegawai serta transparansi dalam hal penggunaan cuti tahunan dan sisa saldo cuti tahunan yang masih bisa digunakan.

Berikut adalah contoh tampilan dashboard yang menunjukkan total pegawai, pegawai yang akan cuti, pegawai yang sedang cuti serta proses rekrutmen yang sedang berjalan/dilakukan oleh Perusahaan. Silahkan klik pada tombol pegawai yang akan cuti seperti contoh dibawah.

Setelah Anda mengklik tombol cuti yang akan datang, maka akan muncul halaman daftar cuti yang akan datang, dimana Anda dapat melihat status persetujuan cuti, mencetak dan mendownload formulir cuti, sebagaimana gambar berikut:

Berikut adalah penjelasan atas setiap area yang diberikan highlight berdasarkan urutannya:
  1. Klik tombol “New Request” untuk melihat permohonan cuti yang baru diajukan oleh pegawai perusahaan;
  2. Klik tombol “History” untuk melihat seluruh cuti yang telah digunakan oleh seluruh pegawai perusahaan;
  3. Klik tombol “Download/Print” untuk mendownload seluruh data cuti;
  4. Klik tombol ini untuk melihat status spesifik untuk cuti tersebut, dimana Anda dapat memberikan persetujuan atau penolakan;
  5. Klik tombol ini untuk melihat dokumen yang diupload oleh pegawai untuk mendukung permohonan cuti yang mereka ajukan. ini dapat disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan mengenai dokumen apa yang harus diupload ketika pengajuan cuti.

Dengan menggunakan HR Module dari Wallpost pekerjaan HRD yang cukup administratif dapat lebih dimudahkan dengan menggunakan aplikasi ini.

Tertarik untuk mencoba aplikasi ini? silahkan hubungi kami via e-mail marketing@kaptnn.com atau whatsapp kami di +6281280480019 dan kita bisa diskusikan bersama solusi apa yang sesuai untuk kebutuhan Anda.